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  • Elaine Weingartner

Como prestar contas de viagens?


Tão importante quanto proporcionar a melhor experiência possível aos viajantes, levando em conta o equilíbrio entre custo e benefício, é importante formalizar e padronizar a forma de prestação de contas. Esta é uma etapa muito importante e deve ser seguida igualmente por todos os viajantes. É através desse canal que podemos avaliar as despesas, identificar padrões e necessidades e ainda, possibilitar a identificação de oportunidades de economia.


Uma das maneiras mais comuns de se prestar contas, é através de planilhas eletrônicas (Relatórios de Despesas de Viagens - RDV) que podem ser compartilhadas com a empresa de forma online ou só apresentadas no retorno do passageiro, com todos seus recibos físicos anexados. Com essa ferramenta, a cada dia o viajante insere as despesas e a empresa pode monitorar os gastos, mesmo à distância. 


A prestação de contas formalizada e padronizada é fundamental para avaliar as despesas, identificar padrões e necessidades e ainda, possibilitar a identificação de oportunidades de economia.

VOutra forma de fazer o controle do reembolso das despesas de viagens é usando aplicativos financeiros. Dessa forma é possível inserir e categorizar as despesas, fotografar comprovantes e enviá-los de forma virtual, inclusive dando a oportunidade de adicionar anotações e justificativas. Essa tecnologia permite o monitoramento dos gastos pela empresa e facilita a obtenção de relatórios com comparativos mês a mês, facilitando o planejamento e a tomada de decisões.


A adoção de cartões de crédito parametrizados para despesas de viagens também é uma solução segura e atrativa para controlar as despesas de viagens, centralizar o gerenciamento e evitar abusos. A empresa define como, onde, quanto e de que forma o cartão será parametrizado (apenas despesas com hotéis, taxis, restaurantes, gasolina, etc.), aumentando, assim o controle sobre as despesas, as transações do dia a dia e simplificando os processos.


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