Bom, a crise se estabeleceu. Mais uma. Não foi a primeira. Não será a última. O mundo sempre foi assim: instável. Crises sempre aparecerão no horizonte. E assim como exércitos são preparados para a guerra em tempos de paz, empresas inteligentes se preparam para crises nos períodos de normalidade e de prosperidade econômica e não durante as mesmas. Embora crises agudas possam derrubar mesmo as maiores e mais preparadas das organizações, em épocas de normalidade econômica deveríamos otimizar custos e processos, formar reservas financeiras, testar novas tecnologias, adotar novos modelos de organização, estudar cenários e criar planos de contingência.
Acredito que essa crise deixará ao menos algumas lições e precauções para as PMEs se prepararem melhor no futuro.
Formação de Caixa e Reservas Todo e qualquer curso de finanças pessoais explica a importância de termos liquidez e reservas financeiras que cubram ao menos 6 meses de despesas para passarmos por momentos difíceis (desemprego, uma doença em família, etc.). Essa necessidade também se aplica às empresas. Um mínimo de 4 a 6 meses de reservas financeiras deve ser construído ao longo dos anos de operação. Uma reserva também precisa ser pensada quando iniciamos um novo empreendimento. Por mais difícil que possa parecer fazer isso pagando impostos e reinvestindo no próprio negócio tal aspecto financeiro do negócio é imprescindível. Precisamos mudar a mentalidade de achar que o lucro deva ser distribuído aos sócios antes que tal reserva tenha sido constituída. É fundamental para a saúde de um negócio.
Controles Financeiros Adequados e Gestão do Fluxo de Caixa Para ser capaz de gerir adequadamente suas finanças pequenas empresas terão que melhorar (e muito) a forma como realizam seus controles financeiros. A maioria possui muita precariedade nesse aspecto crucial. Poucas mantém bons controles de suas operações e conseguem olhar com clareza seus resultados para tomada de decisão. É um fato, tanto que das nove principais causas de falência de empresas no Brasil, sete estão ligadas a aspectos financeiros da operação.
Infelizmente, muitas empresas ainda financiam seu fluxo de caixa de forma inapropriada e se alavancam de forma equivocada junto a bancos, tomando crédito de forma irresponsável. Ao se financiarem de forma inadequada, acabam somando problemas financeiros aos de uma paralisação de atividades, mesmo que seja parcial e temporária.
Formação de Preço Precificar corretamente seus produtos e serviços é um dos grandes desafios dos pequenos empresários. A maioria cobra o que a média do mercado cobra, não se importando com sua própria estrutura de custos. Muitos não sabem quanto ganham por produto nem se são lucrativos ou não. Os percentuais de margem de contribuição são calculados sem uso de fórmulas adequadas (como markup). O pequeno empresário precisa entender sobre precificação e se ele estiver muito acima da média do mercado precisa trabalhar sua estrutura de custos. Se não consegue fazer isso sozinho precisa buscar orientação adequada (consultores independentes, Sebrae, etc.), mas sem isso não conseguirá criar reservas financeiras para os dias difíceis.
Planejamento trabalhista A maioria das pequenas empresas se utilizam de advogados trabalhistas apenas para representa-las durante processos junto à Justiça do Trabalho. Quase nenhuma das médias e pequenas empresas possui planejamento trabalhista. Não apenas para adotar boas práticas legais e reduzir riscos de ações judiciais, mas também gerenciar para custos e ajudar a definir o melhor contrato de trabalho para o seu colaborador, onde esteja previsto em casos o trabalho home office possa ser adotado, como será controlado, etc. Esse item está diretamente associado a outro que é a Gestão de Riscos. Quais posições e qual o percentual de colaboradores que irão trabalhar se deslocando à sede da empresa? Quais posições e o percentual de colaboradores que irão trabalhar home office? Quais atividades irei terceirizar e qual o percentual que isso representará de capital humano disponível para atender às operações de minha empresa. O planejamento trabalhista deverá se preocupar em formatar o melhor mix, a melhor combinação entre colaboradores CLT e terceirizados, colaboradores home office e com trabalho in loco na empresa.
Gestão de Riscos. E se? Essa simples pergunta pode salvar negócios? E se meu principal fornecedor falir? O que faço? Tenho alternativas? Quais são? Onde estão? E se a cidade sofrer outra enchente? Meus funcionários podem trabalhar home office? Quais as funções que poderiam trabalhar de casa? Tenho tecnologia para isso? Meu time está treinado para trabalho remoto? E se meu galpão pegar fogo? Tenho seguro dos ativos fixos e dos estoques? Consigo repor estoques em quanto tempo? Tenho reservas financeiras? E se o dólar tornar inviável importar determinado insumo? Tenho alternativas nacionais? Em quanto tempo consigo me readaptar a linha de produção? Como ficaria minha precificação? E se...? Venho de um meio onde a pergunta “E se...?” era uma prática constante. PMEs ainda possuem dificuldade de imaginar e gerenciar cenários. Sei que não é tão simples. Mas criar planos de contingência para rapidamente mudar o rumo atender alterações de cenários e dar continuidade nas operações comerciais é parte da gestão estratégica da empresa. É parte das responsabilidades do empresário para com sua empresa, seu ganha pão. Outra vez: se não sabe como fazer isso sozinho é necessário que busque orientação adequada. Se sabe fazer isso, mas não possui tempo, que delegue o operacional para outras cabeças e foque nisso urgentemente antes da próxima crise.
Processos de controle digitais Muitas empresas não conseguem trabalhar de forma remota porque seus processos e controles não são digitais. Vivendo no século XXI e com tanta tecnologia disponível é necessário que o pequeno empresário use todo esse mundo de aplicativos, plataformas e tecnologias ao seu favor. Não adianta mandar as pessoas trabalharem de forma remota se elas não conseguem se conectar, se as tarefas não podem ser gerenciadas e se os controles das operações não podem ser mantidos.
Home Office Outra lição da crise. As empresas precisam treinar seus times para trabalhar de forma remota. Essa possibilidade precisa estar prevista em seus contratos de trabalho. Mais: as empresas deviam ter um percentual de seus colaboradores CLT trabalhando de forma remota (ou ao menos parte de seus times trabalhando de tempos em tempos de forma remota, para que soubessem quando operar dessa forma em caso de necessidade durante uma enchente, uma greve ou uma calamidade pública qualquer).
Terceirização Sob muitos aspectos a terceirização deveria ser mais difundida entre as PMEs. Por não incidir em encargos trabalhistas, férias, 13°, fim de semana remunerado, etc. É uma forma mais econômica de pequenas e médias empresas agregarem profissionais mais caros e com expertises diferenciadas para ajuda-las a construírem seus negócios. Em caso de crises é mais fácil e barato negociar a suspensão temporária de serviços terceirizados do que demitir colaboradores ou seguir pagando salários mesmo sem a contrapartida do trabalho contratado.
Administração de Contratos e Fornecedores Prazos de entrega, cláusulas de exceção e de excepcionalidade, de suspensão de fornecimento, de suspensão de pagamento ou de pagamento parcial. Se uma coisa que a crise atual ensinou foi que os contratos precisam prever flexibilidade para atender imprevistos como o que estamos passando. O setor do turismo com tantos cancelamentos e solicitações de reembolso que o diga. Fornecedores são parceiros estratégicos. Os contratos precisam prever flexibilidades para ambos os lados. A importância de se confeccionar bons contratos e incluir cláusulas de exceção deve ser reavaliada por muitos empresários e talvez por setores inteiros.
Ativos Fixos Estamos vivendo uma época repleta de oportunidades para a diminuição de ativos fixos: coworkings de todos os tipos, alguns voltados para atender um ou outro segmento; home offices que permitem trabalho remoto, leasing de frotas, softwares, hardwares, etc, etc, etc. A própria terceirização de atividades junto a empresas especializadas visando diminuir salários e encargos trabalhistas. Nenhuma empresa precisa ativos fixos além do estritamente necessário. São custos altos que engessam o corte de despesas em caso de necessidade.
Canais de atendimento aos clientes / fornecedores Mídias digitais, canais digitais e entregas via aplicativos. Eles vieram para ficar. Possuir presença digital é um ponto crucial para a continuidade das operações de qualquer empreendimento. Conseguir atender, informar e orientar clientes e fornecedores, mesmo que de forma parcial, sobre seus produtos e serviços é vital. Vendas e-commerce, conteúdos EAD, aplicativos e serviços de entrega... As pequenas empresas precisam criar estratégias digitais e ter parte de seu faturamento sendo atendido dessa forma.
A questão de um milhão
Como disse, essa crise irá passar. Mas será sucedida dentro de algum tempo por outras, de outras naturezas. Não é pessimismo. É um fato corriqueiro na vida, na Economia e nos negócios. A questão fundamental é: como as PMEs, que respondem por grande parte do emprego formal e do PIB, depois de sobreviverem a mais esta prova, irão se preparar para minimizar os efeitos da próxima?
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Texto por Danton Távora: Fotógrafo, Instrutor e Consultor de Negócios para a Indústria Criativa.
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